Suspensión, Cancelación y Reducción

Esta política tiene como objetivo identificar los criterios para la suspensión, cancelación y reducción de los alcances de los certificados emitidos por Exova BM TRADA.

Exova BM TRADA se reserva el derecho de suspender, retirar, reducir el alcance de un certificado o restringir las condiciones de uso de los logos de certificación y de las marcas de certificación; en cualquier momento del ciclo de certificación. Exova BM TRADA antes de tomar la decisión de suspender, retirar o reducir un alcance de un certificado dará al cliente la oportunidad de emprender acciones para que esto no tenga que producirse.

Exova BM TRADA no delega en personal externo o en otras compañías de toma de decisión de suspensión, cancelación o reducción del alcance del certificado.

Si Exova BM TRADA es consultado por el estado de un certificado por cualquiera de las partes interesadas en el proceso de certificación, dará todos los datos necesarios en cuanto al estado del certificado se refiere (suspendido, cancelado, reducido,…)

Exova BM TRADA puede suspender un certificado, cuando encuentra una de las siguientes circunstancias:

  • El cliente no dispone de capacidad para cumplir con los requisitos marcados por las normas o por su propio sistema de gestión.
  • El cliente no cumple con los ciclos de certificación en las auditorías de seguimiento o en las auditorías de recertificación.
  • El cliente no aclara de forma adecuada y en el tiempo establecido, las acciones tomadas para resolver las no conformidades detectadas durante las auditorías.
  • El cliente emplea los logos de Exova BM TRADA y las marcas de certificación de forma inadecuada.
  • El cliente no cumple con los compromisos económicos contraídos con Exova BM TRADA, con la firma de la aceptación de la oferta.
  • Las actuaciones llevadas a cabo por el cliente ponen en entredicho la reputación de Exova BM TRADA.
  • El propio cliente solicita una suspensión voluntaria del certificado.

El responsable último de la toma de decisión de suspensión, cancelación o reducción de alcance siempre es el comité de certificación. Este comité está compuesto por personal propio de Exova BM TRADA, que dispone de una competencia adecuada para la toma de este tipo de decisiones.
El comité de independencia e imparcialidad de forma anual aprobará los listados de clientes que han sido suspendidos, cancelados o a los que se le ha reducido el alcance de la certificación.
Exova BM TRADA siempre comunicará a los clientes las decisiones de reducción, suspensión o cancelación; estas comunicaciones siempre serán realizadas por escrito (Carta o e-mail) y siempre registrará estas comunicaciones.
La comunicación de suspensión al cliente, siempre recogerá:

  • Que el cliente puede tomar acciones para corregir las desviaciones que han llevado a comunicar la suspensión del certificado.
  • El cliente tiene que informar a sus clientes de que su certificado se encuentra suspendido.
  • Que el cliente no tiene que emplear el certificado en ninguna de las actividades que desarrolla.
  • Bajo una suspensión, el certificado del cliente es temporalmente no válido.
  • Las suspensiones de certificado nunca excederán los 6 meses.

Exova BM TRADA evaluará las acciones tomadas por el cliente para de este modo determinar si se retira la suspensión del certificado o si por el contrario se continúa con la suspensión o se toma la decisión de cancelación (cualquiera de estas decisiones serán comunicadas adecuadamente por escrito al cliente).

Exova BM TRADA puede realizar auditorías extraordinarias para verificar las acciones tomadas por el cliente.

Cuando las acciones tomadas por el cliente no se consideran adecuadas, entonces se toma la decisión de cancelación.

Las cancelaciones son comunicadas al cliente de forma escrita, en esta comunicación se incluirá:

  •    Que el cliente ya no se encuentra certificada por Exova BM TRADA.
  •    Que el cliente debe devolver todas las copias del certificado.
  •    Que debe retirar todas las marcas de certificación y logos de certificación de sus áreas de negocio.
  •    Que no puede emplear dentro de sus actividades las certificaciones que poseyó con Exova BM TRADA.

Las acciones legales que Exova BM TRADA pueda tomar derivadas de este proceso serán siempre tomadas por la alta dirección.

Exova BM TRADA tomará la decisión de reducir alcances de certificados, siempre que la organización en una parte del alcance cumpla con los requisitos de su sistema y con los requisitos de la norma en la que se encuentra certificado.

El personal que toma la decisión de reducción de la certificación siempre es personal de Exova BM TRADA.

Se reeditará un nuevo certificado con los mismos periodos de validez y cambiado el alcance del certificado.

En el listado de clientes certificados se modificará el alcance accesible al público.